Il Business Analyst è un professionista che, partendo dall’analisi dei dati aziendali, si occupa di migliorare i processi, i servizi e i prodotti allo scopo di aumentare l’efficienza e la redditività dell’impresa.
Nessuna area può ritenersi esclusa a priori dal suo intervento compresa quella dedicata alla gestione delle risorse umane che spesso è paradossalmente trascurata quando si parla di miglioramento della produttività eppure rappresenta un nodo cruciale per lo sviluppo dell’innovazione.
Vediamo insieme come Business Analyst (BA) e Business Intelligence (BI) possano operare in modo concreto ed efficace nel mondo HR individuando specifici segmenti di azione.
Identificazione delle performance dei dipendenti
Partiamo dall’identificazione delle performance dei dipendenti. Siamo nell’ambito della valutazione del rendimento delle singole risorse. L’analisi dei dati di produzione può aiutare a identificare i dipendenti che stanno ottenendo risultati eccezionali, quelli che sono in difficoltà e quelli che invece potrebbero avere bisogno di formazione o di maggior supporto. L’esame può essere condotto applicando alla base dei dati viste diverse e diversi KPI (Key Performance Indicators) in funzione per esempio del reparto, della sede, dello stabilimento di appartenenza oppure del prodotto o della commessa in lavorazione.
Ciò ovviamente presuppone di avere raccolto in modo adeguato le informazioni di dettaglio attraverso la preventiva organizzazione dei flussi informativi affinché sia possibile aggiornare a scadenze prestabilite (o addirittura in tempo reale) la reportistica strutturata ad hoc per l’analisi.
L’obiettivo, comune anche agli altri punti che vedremo tra poco, è di consentire ai manager di adottare un approccio più mirato alla gestione dei collaboratori puntando, oltre che sull’ottimizzazione del tempo, anche sulla motivazione e sulla competenza del personale.
L’importanza della formazione del personale
I tempi stanno cambiando rapidamente, le tecnologie evolvono e così anche le modalità di eseguire il proprio lavoro. E’ necessario restare aggiornati sulle tecnologie e sulle competenze.
Lavorare come contabile fino al 2010 voleva dire inserire manualmente i dati, oggi sono invece necessarie buone competenze digitali per impostare e paramentrare le registrazioni automatiche.
É importante mantenere il proprio personale aggiornato e puntare su un approccio che ne incentivi la professionalità piuttosto che la “dipendenza”.
La pianificazione della formazione parte dunque dal risultato di un’attenta analisi dei dati condotta in funzione di identificare i bisogni formativi di ogni singola risorsa preferibilmente definendo programmi di apprendimento personalizzati. L’obiettivo ultimo è quello di migliorare le competenze dei soggetti coinvolti e la loro capacità di svolgere il lavoro in modo efficace e di conseguenza incrementare innovazione e produttività aziendale.
È opportuno non dimenticare, al termine di ogni sessione formativa, di ottenere il puntuale feedback dei dipendenti, fondamentale per orientare al meglio gli eventuali corsi successivi. Non si tratta di un suggerimento da considerare scontato perché troppe volte ciò non avviene nelle aziende a dispetto di quanto prevedono le moderne tecniche di gestione del personale.
Analisi dei trend di assenteismo
L’esame “scientifico” dell’enorme bacino di dati relativi alle presenze dei dipendenti permesso dalla BI consente anche la redazione di report riguardanti l’analisi dei trend di assenteismo e, auspicabilmente, delle relative cause. Le risultanze di questi veri e propri studi che riguardano più o meno direttamente la salute del personale e la sicurezza sul lavoro sono molto importanti perché consentono ai manager di definire, tra l’altro, politiche di flessibilità d’orario e di benessere dei dipendenti. Il tutto con inevitabili positive ricadute su produttività e redditività generale dell’azienda.
Identificazione delle inefficienze
Strettamente collegata alle analisi che abbiamo già visto è l’identificazione delle inefficienze nei processi aziendali. Pensiamo, per esempio, ai tempi morti nelle lavorazioni o ai task ripetitivi che hanno impatti negativi su vari aspetti della produzione e sulla motivazione del personale. La mancanza di coordinamento tra le diferse funzioni con lavori svolti in maniera doppia e informazioni o strumenti non condivisi possono trovare una cura nel project management, per cui esistono in commercio molti tool, e nello studio delle attività del personale. La corretta interpretazione delle informazioni permette ai responsabili incaricati di rivedere i processi (produttivi ma non solo) nell’ottica di renderli più fluidi e veloci puntando all’efficienza complessiva del processo stesso e non solo all’ottimizzazione di suoi singoli segmenti. Non occorre trascurare la circostanza che l’obiettivo ultimo delle azioni è infatti la redditività globale dell’azienda.
Analisi delle retribuzioni del personale
Finora abbiamo visto possibili applicazioni dell’attività del Business Analyst su ambiti quantitativi solo indirettamente economici ma, ovviamente, gli approfondimenti nel mondo delle risorse umane possono e devono essere condotti anche e soprattutto sul tema del costo del lavoro. Ci riferiamo all’analisi delle retribuzioni. La mole significativa dei dati riferiti ai salari, agli stipendi, ai contributi e a tutti gli oneri a essi conseguenti e relativi può, in aggiunta alle altre innumerevoli e più tradizionali valutazioni, aiutare a identificare eventuali discrepanze di trattamento tra i dipendenti e permettere di garantire l’equità tra lavoratori. In un mondo in cui soprattutto le nuove generazioni attribuiscono alla responsabilità, alla sostenibilità e all’etica un ruolo molto importante nelle proprie vite, senza grandi distinzioni tra l’ambito personale e quello professionale, argomenti di questo genere assumono una rilevanza che va presa in prioritaria considerazione.
La soddisfazione dei dipendenti, la loro motivazione e il senso di appartenenza all’impresa sono un elemento immateriale ma decisamente impattante sul clima aziendale, sul commitment delle risorse umane e riduzione del turnover e sulla capacità dell’impresa di innovarsi e affrontare le sfide future.
L’ottimizzazione della gestione delle risorse umane è cruciale anche secondo le moderne teorie di pianificazione e misurazione degli obiettivi strategici come la balanced scorecard.