Perché oggi le PMI non possono fare a meno della Business Intelligence (BI)?
O, se preferite, perché la competitività delle PMI passa soprattutto attraverso strategie che prevedono l’utilizzo della BI?
Ma anche, come può essere utilizzata la BI per agire sul miglioramento dei processi aziendali?
Queste sono alcune delle domande che si pongono, o dovrebbero porsi, tutti gli imprenditori che intendono fare sì che la propria azienda sia protagonista dell’attuale mercato sempre più globale e aggressivo. O si è protagonisti o non si è affatto. Purtroppo infatti la concorrenza non lascia alternative praticabili.
Ecco alcuni suggerimenti concreti di possibile utilizzo della BI in azienda.
Un’impresa che ha clienti sia di tipo B2B che di tipo B2C potrebbe dover decidere in quale dei due segmenti continuare a investire. Grazie alla BI può confrontare varie categorie di dati che li riguardano (marginalità, rischio insoluti, trend di crescita, tempo medio di pagamento, …) e orientare la scelta in modo informato.
Un altro esempio di utilizzo proficuo del patrimonio dati aziendali può riguardare le contestazioni dei clienti. Ipotizziamo che i reclami siano gestiti su un file Excel per uso esclusivo dell’assistenza clienti che le lavora. Potrebbe essere un flusso informativo inutilizzato, eppure, se opportunamente analizzato, è in grado di fornire dati strategicamente rilevanti. Se, per esempio, lo declinassimo per le varie categorie di clienti potremmo individuare dei gruppi di clientela più esigenti. Focalizzando l’attenzione sul tipo di prodotto si potrebbero individuare problemi di fabbricazione o di imballaggio. Osservare momenti di picco nella serie storica potrebbe indurre a identificare un preciso lotto fallato.
La reportistica, una volta impostata, si aggiornerebbe automaticamente permettendo un rapido intervento da parte del manager o dell’imprenditore.
Inoltre, individuare gruppi di clientela particolarmente esigenti potrebbe portare alla creazione di assicurazioni di garanzia ad hoc che permettano di coprire i maggiori costi. Riconoscere problemi di fabbricazione o identificare lotti fallati aiuta a perfezionare i processi produttivi per il futuro.
Grazie alla analisi dei dati il manager o l’imprenditore diventa consapevole della radice del problema e può prendere gli opportuni provvedimenti migliorando la competitività aziendale.
Che cos’è la Business Intelligence
Di Business Intelligence si comincia a parlare negli anni sessanta del secolo scorso.
Il termine non si riferisce a uno specifico oggetto ma riguarda un insieme di tecniche e strumenti che consentono la raccolta dei dati aziendali e la loro successiva presentazione al fine di migliorare la presa di decisioni e le performance del business.
Pertanto quando ci riferiamo, a titolo esemplificativo e non esaustivo, a data mining, elaborazione di report, metriche e benchmarking delle prestazioni, analisi descrittiva, esecuzione di interrogazioni (query), analisi statistiche e visualizzazione dei dati aziendali, stiamo parlando di BI.
Prima di procedere oltre riteniamo indispensabile precisare, per fugare eventuali preoccupazioni sui costi, che la BI è ormai alla portata delle tasche di qualunque azienda. Non si deve infatti temere che gli attualissimi e onnipresenti temi dei Big Data (i dati sono il nuovo petrolio), del machine learning, e in generale delle nuove tecnologie non siano ancora accessibili alle PMI.
A questo proposito segnaliamo che quel diffusissimo e formidabile programma di calcolo che è Excel di Microsoft oggi è anche dotato di sistemi di BI come le Power Query. Un altro tool dell’azienda fondata da Bill Gates, Power BI, è addirittura gratuito se viene utilizzato on premise (installato cioè su computer locali e non in cloud).
Quale dunque può essere l’utilizzo della Business Intelligence nelle PMI e come può contribuire all’incremento della produttività?
Noi riteniamo che l’approccio debba essere pragmatico per poter rapidamente passare dalle innumerevoli potenzialità alla sana concretezza che contraddistingue ogni azienda seria. Per questo suggeriamo di utilizzare le competenze e l’esperienza di un business analyst che è specializzato nella raccolta e nell’interpretazione dei dati provenienti da vari fonti e che è in grado di individuare le aree di miglioramento del business.
Organizzare, raccogliere e analizzare i dati è il primo passo del lavoro da svolgere.
Nessuna area dell’impresa deve essere esclusa (da quelle essenziali della produzione, della vendita e della logistica) ai settori cosiddetti di “back office” perché ogni reparto è funzionale e interconnesso agli altri.
Cosa analizzare? I processi produttivi, quelli di approvvigionamento e i canali di vendita innanzitutto. Ma anche il comportamento dei clienti, i trend del mercato (sia che si operi in mercati B2B che B2C), la concorrenza (il benchmark è fondamentale) e ovviamente gli indicatori economico-finanziari.
Quali output ottenere? Dashboards (i contenitori dinamici dei Key Performance Indicator, Kpi, aziendali) e report direzionali in prima battuta e, in breve tempo, un sistema di reporting che permei l’intera organizzazione aziendale. L’approccio top-down (dalla direzione agli altri settori a cascata) va integrato con uno bottom-up (dalla base al vertice) perché la BI ha tra le proprie peculiarità l’interattività e l’accessibilità facile e diffusa. Ciò sta rendendo le aziende organizzate a comportamenti stagni in via di estinzione.
Quali azioni compiere? Monitorare le prestazioni con continuità, identificarne le eventuali debolezze e individuare gli interventi di miglioramento.
La creazione di Dashboard e report automatici
Nel mondo multimediale in cui viviamo il business analyst sarà in grado di utilizzare anche lo storytelling e la visualizzazione accattivante e coinvolgente dei dati (mediante grafici più tradizionali o moderne infografiche) per rendere quanto più possibile interattiva la funzione di indirizzo del business.
La BI consente anche l’ottimizzazione del budget aziendale rendendone più semplice, dinamico e flessibile il processo di redazione e gestione consentendo inoltre la creazione di scenari alternativi (best case, worst case, …) ma, in modo decisamente efficiente ed efficace, anche il confronto dei dati di preventivo con quelli a consuntivo attraverso l’aggiornamento a richiesta (refresh) delle informazioni.
La variance analysis (analisi degli scostamenti) risulterà pertanto più rapida e mirata.
Se pur in un breve articolo come questo crediamo di aver fornito alcuni significativi esempi dei vantaggi della BI nelle PMI e di come si possa, facilmente e, da sottolineare, con investimenti contenuti, introdurre l’utilizzo della BI nelle PMI e perfino nelle microimprese, con l’obiettivo prioritario di migliorarne la competitività sul mercato.